Datenschutzerklärung

Firma/Firmen: (Name/n gem. HR) arona ag
Adresse: Bahnhofstrasse 7
PLZ Ort, Land: 3250 Lyss (Schweiz)
Geschäftsführung: Franziska Emmenegger, Geschäftsführerin
Verantwortliche/r: Franziska Emmenegger, Geschäftsführerin
Telefonnummer: 032 510 30 60
E-Mail-Adresse: info@arona-immobilien.ch
Die vorliegende Datenschutzerklärung ist in einfach verständlicher Sprache abgefasst und verzichtet nach
Möglichkeit auf juristische und technische Fachbegriffe.

Fassung vom September 2023

1. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

1.1. Zweck der Datenschutzerklärung

Bei einem Kontakt mit der arona ag (im Folgenden «wir» oder «uns») werden i. d. R. auch personenbezogene
Daten verarbeitet, welche unter das Datenschutzgesetz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz
(DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, Mail-Adresse, Telefonnummer sowie
personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen.
Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten
anzusehen (insb. Cookies, siehe dazu unten).
Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung
personenbezogener Daten durch uns auf.

1.2. Rechtgrundlage

Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung sind namentlich Art. 5–9 DSG («Begriffe und Grundsätze»). Bei
den getroffenen Massnahmen richten wir uns nach der «Branchenempfehlung zum revidierten
Datenschutzgesetz» (https://www.svit.ch/sites/default/files/2023-
09/svit_branchenempfehlung_dsg_anhangC_de_v1.0_2308.pdf) des SVIT Schweiz.

Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulationen, Verlust,
Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir moderne technische
Sicherheitsmassnahmen ein und verbessern diese fortlaufend.

1.3. Bearbeitete Personendaten

Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG.
Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzelfall und nach entsprechender
Einverständniserklärung bearbeitet (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte).

1.4. Ihre Rechte

Jeder Person steht das Recht zu, gem. Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob
Personendaten über sie bearbeitet werden. Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Monaten können wir
ein kostendeckendes Entgelt verlangen (gemäss Art. 19 Abs. 2 DSV maximal 300 CHF).
Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausgabe
ihrer Personendaten, die sie ihm bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu
verlangen.
Auskunfts- und Herausgabebegehren sind zu richten an: info@arona-immobilien.ch

2. Verarbeitungsverfahren

2.1. Vermietungsprozess

Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern,
Mieterinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den
Prozess oder für Mietverträge erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die
betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten
beschaffen (namentlich Wirtschaftsauskünfte). Wir informieren die betroffenen Personen in angemessener
Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Mietinteressentinnen und
Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in
eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für
einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen.

Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des DSG aus laufenden Vermietungsaufträgen und Mietverträgen
erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Personendaten von Mietinteressentinnen und
Mietinteressenten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG erhoben wurden, werden gelöscht, sofern
nicht das Einverständnis zur Datenbearbeitung vorliegt.
Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der
allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Abrechnung
der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.

2.2. Vermarktungsprozess

Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und
Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Mit der
Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur
Datenbearbeitung.
Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern bzw. Käuferinnen und Käufern sowie Unterlagen zum
Prozess werden während der Dauer von 5 Jahren (Rüge- und Verjährungsfrist nach SIA) aufbewahrt.
Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des
Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die
Personendaten für einen späteren Vermarktungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt
vorbehalten.

2.3. Beratungsprozess

Personen aus Beratungsmandaten werden 2 Jahre über den Abschluss des Beratungsmandates hinaus
aufbewahrt. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

2.4. Zusammenarbeit mit Dritten

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit vielfältigen externen Partnern zusammen.
Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG- bzw. die DSGVO-konforme Datenbearbeitung der
Auftragsbearbeiter. Im Einzelfall können die betreffenden Datenschutzbestimmungen von unseren
abweichen.
Die Bekanntgabe von Personendaten an Kooperationspartnern findet ausschliesslich zum Zweck der Erfüllung
unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang statt. Wir informieren betroffene Personen
über die Bekanntgabe.

2.5. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Datenverarbeitungs-Server können ihren Standort und Auftragsbearbeiter ihren Sitz im Ausland haben. Wir
arbeiten jedoch ausschliesslich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG- bzw. DSGVO-
konforme Datenbearbeitung verpflichten.

2.6. Customer-Relationship-Management

Personendaten in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) umfassen lediglich
die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen. Die Personendaten werden 2 Jahre über den letzten Kundenkontakt hinaus gespeichert und anschliessend gelöscht. Eine anonymisierte
Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

2.7. E-Mail

Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von 1 Jahr ab dem letzten E-Mail-Verkehr in einem
Gesprächsverlauf, wenn eine laufende Geschäftsbeziehung oder dergleichen die längere Aufbewahrung nicht
erforderlich macht.

2.8. Kontaktformular

Personendaten aus digitalen Kontaktformularen werden innert 1 Monats von unseren Webservern gelöscht.
Der weitere Verlauf erfolgt via E-Mail (siehe oben), Telefon oder persönlichen Kontakt.

2.9. Veranstaltungen

Personendaten aus Anmeldungen zu und Teilnahme an Veranstaltungen, die wir ausrichten, werden nach 1
Jahr gelöscht.

2.10. Soziale Medien

Für bezahlte Postings in soziale Medien (Facebook, Instagram, …) nutzen wir die Kontaktdaten der jeweiligen
Anbieter.

2.11. Datensicherungen

Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die
auf Datenträgern und Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen
richtet sich nach einschlägigen Empfehlungen.

2.12. Datenschutzmassnahmen

Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Massnahmen zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen
richten sich nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit NCSC des Bundes.

2.13. Webseite/n

Die Webseite umfasst neben den Domains www.arona-immobilien.ch auch projektbezogene Webseiten
sowie Dienste von Servicepartnern. Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten
abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin.

2.14. Einsatz von Cookies

Cookies sind Daten, die von unseren Webseiten über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders
gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit
unserer Webseiten zu erhöhen und zu verbessern. Zum anderen helfen Cookies dabei, statistische Daten der
Webseiten-Nutzung zu erfassen und die so gewonnenen Daten zu Analyse- und Werbezwecken zu nutzen.

Einige Cookies werden automatisch wieder von Ihrem Endgerät gelöscht, sobald der Browser geschlossen
wird (sogenanntes Session-Cookie). Andere Cookies werden für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, der
jeweils 2 Jahre nicht übersteigt (Persistent-Cookies). Zudem setzen wir ggf. auch sogenannte Third-Party-
Cookies ein, die von Dritten verwaltet werden, um bestimmte Dienste anzubieten.

Sie können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option,
mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird. Allerdings weisen wir darauf
hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies eingeschränkt werden. Im
Weiteren können Nutzer die Cookies beim Besuch auf den Webseiten über den betreffenden Hinweis
anpassen.

2.15. Server-Logfiles

Wir erheben bei jedem Zugriff auf diese Website automatisch eine Reihe von technischen Daten, bei denen
es sich um personenbezogene Daten handelt.
Diese sind:
– IP-Adresse des Nutzers
– Name der abgerufenen Webeite bzw. Datei
– Datum und Uhrzeit des Zugriffs
– Meldung über erfolgreichen Abruf
– Browser-Typ und Version
– Betriebssystem des Nutzers
– Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles
erheben wir zu dem Zweck, die Website administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und
abwehren zu können. Server-Logfiles werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT-Dienstleistern) erhoben
und ausgewertet.

Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens 6 Monaten gelöscht, sofern kein
berechtigtes Interesse bzw. ein serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles
länger zu speichern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen.

Wir behalten uns die jederzeitige Änderung dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich vor.
Letze Änderung: 01.09.2023